TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

AHKERA LKV OY

9.11.2021

TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE


REKISTERINPITÄJÄ


Ahkera LKV Oy (Y-tunnus 3235697-6)

www.ahkeralkv.fi

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Tuomas Välimäki

Toimitusjohtaja

Ahkera LKV Oy

0400 214 114

tuomas@ahkeralkv.fi

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Ahkera LKV Oy:n asiakasrekisteri (jäljempänä ”Asiakasrekisteri”)

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Yleistä tietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan, eli rekisteröidyn, oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn (eli rekisterin pitämisen) tarkoitus

1. Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän:

  • sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa

  • toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa

  • sopimussuhde asiantuntijapalvelun (kuten arviointitoimeksiannon) käyttäjän kanssa

  • asiakkaan antamaan markkinointilupaan perustuva suhde, jonka tarkoituksena on mm. monikanavainen markkinointiviestintä asiakkaalle esim. sähköpostitse, verkossa, telemarkkinointina tai postitse


Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esimerkiksi asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.


Edellä kuvatuista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä ”Asiakas”.


2. Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö


Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen edellyttävät kohdassa ”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee esimerkiksi pitää toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan.


3. Rahanpesun lakisääteinen valvonta


Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteensopimaton näiden tarkoitusten kanssa.


4. Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä kuvattu rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin. Asiakkaalta voidaan myös erikseen pyytää suostumus annettujen tietojen ja asiakaskäyttäytymisen analysointiin markkinointitarkoituksia varten.

Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa edellä mainittuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa.

Tietojen käyttötarkoitus


Asiakasrekisterissä olevia tietoja käytetään pääasiallisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja parantaminen

  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

  • mainonnan kohdentaminen

  • palveluita koskeva analysointi ja tilastointi

  • asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

  • markkinoinnin sisällön kohdentaminen Asiakkaan antamien tietojen ja käyttäytymisen mukaan

  • palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen

  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

  • muut vastaavat käyttötarkoitukset

ASIAKASREKISTERIN SISÄLTÄMISTÄ TIEDOISTA

Ahkera LKV Oy käsittelee tietoja Toimeksiantopäiväkirjassa, Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa sekä asiakasyhteystietolistauksessa.

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli

  • omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten

  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

  • asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä muut vastaavat tiedot

  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

  • Asiakkaan mielenkiinnon kohteet

  • palvelujen muut tapahtumatiedot

  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

  • vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

  • muut Asiakkaan itse antamat tiedot


Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa voidaan käsitellä seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:

  • nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

  • edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

  • oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen

  • oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet

  • oikeushenkilön toimiala

  • tosiasiallisten edunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus

  • henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä

  • tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot

  • Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot

  • ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot


Asiakasyhteystietolistauksessa käsitellään tai voidaan käsitellä seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:

  • Nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero

  • yhteydenoton tarkoitus

  • tiedot Asiakkaan kontaktoinnista ja kontaktoinnin ajankohdasta sekä jatkotoimenpiteet


TIETOJEN SÄILYTYSAIKA


Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET


Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita tai niiden käyttöä suunniteltaessa (esimerkiksi asiakirjoja täytettäessä). Henkilötietoja voidaan kerätä myös muutoin suoraa rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi kohde-esittelyissä, yhteydenottolomakkeiden kautta, uutiskirjeiden tilaamisen kautta, asiakastyytyväisyyskyselyistä tai arvonnoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esimerkiksi isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä (kuten lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri) sekä luottotietorekistereistä.

TIETOJEN LUOVUTUS

Kaikkien rekisteröityä koskevien tietojen käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle sekä riitatapauksissa juridisille avustajille.


Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP) palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.


Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esimerkiksi kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot ja asiakastyytyväisyysmittauksia tekevät yritykset. Ahkera LKV Oy:n alihankkijoita ovat muun muassa Linear Oy (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteesta https://linear.fi/wp-content/uploads/2021/04/Tietosuojaseloste.pdf), Almamedia (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa https://www.almamedia.fi/tietosuoja), Schibsted (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteesta https://info.privacy.schibsted.com/fi/tietosuoja-ja-evastekaytannot/?ref=ot_footer) sekä Wix (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteesta https://www.wix.com/about/privacy).

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Asiakastiedot talletetaan sähköisesti. Jos henkilötunnuksen sisältäviä henkilötietoja siirretään Ahkera LKV Oy:ltä esim. sähköpostitse, niin edellyttää se aina henkilötunnuksen omistajan kirjallista lupaa.

ASIAKKAAN OIKEUDET

1. Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

2. Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

3. Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi.

4. Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

5. Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

6. Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.